Aufbau des Qualitätsmanagementsystems
Die Aufbauphase eines QM-Systems ist ein Projekt. Dies erfordert einen offiziellen Projektstart mit allen Betroffenen Mitarbeitern in der Kanzlei, ein professionelles Projektmanagement mit allen Aufgaben und Verantwortlichen, regelmäßige Projektstatusgespräche zur Sicherstellung des Projektfortschrittes und ein definiertes Ende. Dieses Projektende stellt den Abschluss der QM-Aufbauphase dar und ist durch die vollständige Freigabe aller Qualitätsregelungen sowie der Nachweisbarkeit wichtiger Qualitätsaufzeichnungen (Audit-, Qualitätsbericht) messbar. Die meisten Kanzleien haben 6 Monate nach Projektstart alle Qualitätsregelungen freigegeben, geforderte Qualitätsaufzeichnungen erzeugt und so die Zertifizierungsreife nach DIN EN ISO 9001 und dem DSTV-Qualitätssiegel erreicht. Mit Ende des Projektes wird der Übergang in die kontinuierliche Weiterentwicklung (QM-Ausbau) erreicht.

Das SmartQuality-Konzept bietet hierzu folgendes:

  • Ein Muster QM-System
  • Unterstützung beim Projektstart in der Kanzlei (Startveranstaltung)
  • Laufende Online-Coachings zur Sicherstellung des Projektfortschrittes
  • Vorortberatung nach Absprache
  • Erfolgreicher Projektabschluss (Abschlussveranstaltung)
  • Koordination der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001

QM-System
Vollständiges QM-System nach DIN EN ISO 9001 und dem DStV-Qualitätssiegel. Das QM-System beinhaltet zu allen Qualitätsanforderungen vorstrukturierte Qualitätsdokumente (Arbeitsanweisungen, Arbeitsblätter und Leistungsprozesse). Alle Unterlagen basieren auf dem Microsoft Office-Paket (Excel-, Worddateien).

Das gesamte QM-System mit allen Musterdokumenten wird permanent vom SmartQuality-Team überwacht, weiterentwickelt und den Kanzleien der Verbandszertifizierung zur Verfügung gestellt. Neue Erfahrungen und Erkenntnisse aus QM-Projekten und aus den Kanzleiwerkstätten führen zu ständiger Vereinfachung, besserem Verständnis und Maximierung des persönlichen Anwendernutzens. Die Wahrscheinlichkeit das QM-Systembestandteile abgelehnt werden, kann so minimiert werden.

Startveranstaltung
Nach unterschriebener Verpflichtungserklärung wird eine individuelle Startveranstaltung in Ihrer Kanzlei abgestimmt und durchgeführt.

Coaching
Nach der Startveranstaltung erfolgen in den nächsten 6 Monaten regelmäßige Online-Coachings. Durch die Online-Coachings wird der Projektfortschritt überwacht und sichergestellt. Nach Absprache kann eine erforderliche Umsetzungsunterstützung auch Vorort erfolgen.

Abschlussveranstaltung
Nach ca. 6 Monaten endet das Projekt mit einer gemeinschaftlichen Abschlussveranstaltung in der Kanzlei. Die Kanzlei erreicht an diesem Tag die Zertifizierungsreife nach DIN EN ISO 9001 und dem DStV-Qualitätssiegel.

Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001
Die Zertifizierung erfolgt im Rahmen von Stichprobenaudits durch eine Zertifizierungsgesellschaft. Die Koordination erfolgt über den entsprechenden Steuerberaterverband. Alle Zertifizierungskosten sind im Dienstleistungsumfang enthalten, es entstehen keine zusätzlichen Kosten.